PIM Systeme: Produktinformationen aktuell, verifiziert und überall verfügbar

In vielen Unternehmen ist das ERP (Enterprise Ressource Planning) System die zentrale Quelle für Produktdaten. Was in der Vergangenheit für kleinere Shop- und Kundenanforderungen gut funktionierte, können ERPs angesichts zunehmender Digitalisierung und erweiterter Anforderungen nicht mehr optimal leisten. Die zukunftsfähige Lösung: ein digitales Product Information Management System (PIM) – geplant und umgesetzt mit mmbit!

ERP-basierte Lösungen nicht mehr zeitgemäß

Ein ERP System ist darauf ausgelegt, betriebswirtschaftliche Prozesse wie Planung, Produktion, Einkauf und Bestandsmanagement abzubilden und zu unterstützen. Außerdem komplementiert das ERP System die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, verbindet Lieferantendatenbanken, verwaltet die Ressourcen- und Lagerplanung und beinhaltet häufig auch die gesamten Personalstammdaten.

Für heutige Anforderungen an Produktdatenmanagement reichen ERP-basierte Lösungen nicht mehr aus. Grund ist, dass die Produktdatenmodelle in den meisten ERP Systemen sehr statisch sind. Der Kunde erwartet heute aber genaue und umfangreiche Produktdaten, welche sich in unterschiedlichen Warengruppen meist unterscheiden. Darum ist ein zentrales Produktdatensystem für viele Unternehmen ein absolutes Muss!

Was ist ein PIM System und für wen ist es wichtig?

Ein Product Information Management System (kurz PIM) verwaltet zentral und medienneutral produktrelevante Informationen und beliefert die Verteilung an verschiedenste Ausgabekanäle. Ein PIM System ist wichtig, wenn Produktdaten im Geschäftsmodell eine entscheidende Rolle spielen. Auch Unternehmen, die sich auf schnelle Veränderungen in Märkten und bei Kundenbedürfnissen vorbereiten oder ihre nationalen/internationalenAbsatzmärkte ausbauen möchten, profitieren von einem PIM System.

  • Erwägen Sie die Einführung eines PIM Systems, wenn Sie diese Ziele beschäftigen:
  • Ausbau/Erweiterung Ihrer Absatzmärkte
  • Vorbereitung auf dynamische Marktentwicklungen
  • bessere Reaktion auf Kundenverhalten
  • gezieltere Kundenansprache über alle Verkaufs- und Informationskanäle
  • Prozessoptimierungen
  • bessere Vernetzung mit Geschäftspartnern (Händler, Hersteller)

Welche Vorteile bietet ein PIM System?

Die Vorteile eines PIM Systems liegen vor allem in der zentralen und medienneutralen Verwaltung und Pflege produktrelevanter Daten:

  • Die aus dem ERP bereitgestellten Produktdaten werden mit weiteren technischen Daten, mit Marketingtextvarianten, Übersetzungen und Assets (Bilder, Dokumentationen etc.) angereichert
  • Durch Rechte- und Rollenfreigaben können berechtigte Personen von jedem Ort aus auf die Daten zugreifen
  • Bearbeitungsrechte können für gezielte Dateninformationen zugewiesen werden
  • Durch die medienneutrale Verwaltung können schnell und ohne erneute Datenumwandlung verschiedene Ausgabekanäle wie E-Commerce, Print-Kataloge, Datenblätter, Website, Vertrieb, Newsletter, POS oder Social Media für alle Märkte (In- und Ausland) bedient werden
  • Alle Zielgruppen können spezifisch zu Produktneuheiten und -aktionen informiert werden
  • Händler und Hersteller profitieren schnell und flexibel von hoher Informations- und Produktqualität
  • Durch fest definierte Abläufe zur Pflege sind Produktdaten stets vorhanden und aktuell
  • Die wichtigsten Vorteile eines PIM auf einen Blick
  • Zentrales und medienneutrales Informationsmanagement
  • Höhere Produktdatenqualität
  • Schnelle und gezielte Datenbereitstellung für verschiedene Ausgabekanäle
  • Perfekte Basis für die Internationalisierung
  • Optimale Voraussetzung für E-Commerce
  • Interne Zeit- und Kostenersparnis

So sieht es heute noch in vielen Unternehmen aus

Auf unsere Nachfrage, wie die aktuellen Prozesse im Unternehmen sind, um Produktdaten z. B. an Technik, Marketing oder Vertrieb weiterzugeben und wie der Datenaustausch mit externen Geschäftspartnern erfolgt, hören wir oft Aussagen wie diese:

  • „Die Daten werden per E-Mail in Excel-Listen hin- und hergeschickt.“
  • „Bilder liegen auf verschiedenen Laufwerken / werden vom externen Fotografen verwaltet.“
  • „Die Datenabstimmung mit Geschäftspartnern geschieht auf Zuruf, oft unvollständig und langsam, da wir uns so schnell intern gar nicht die aktuellen Daten besorgen können.“

Hinterleuchten wir bei Kunden auch das Thema "Frequenz und Aktualität von Printpublikationen und anderen Marketing-/Verkaufsmaßnahmen", stellen wir fest, dass auch diese Maßnahmen mit einem PIM System schneller, aktueller und mit höherer Frequenz realisiert werden könnten!

Markterfolg mit (PIM) System

Unsere Empfehlung: Brechen Sie historisch gewachsene Vorgänge auf, stellen Sie Regeln und Rollen für den Produktlebenszyklus auf, zentralisieren Sie Ihre Produktdaten, erfüllen Sie die steigenden Kundenanforderungen an die Qualität Ihrer Produktinformationen und bedienen Sie Ihre Ausgabekanäle rasch und effizient.

In sechs Phasen zur erfolgreichen PIM Einführung

Damit eine PIM Einführung fließend und erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen einige Vorarbeiten geleistet werden. Als Ihr Sparringpartner sehen wir unsere Aufgabe darin, mit Ihnen in Workshops die bevorstehenden Phasen zu besprechen und zu dokumentieren. Wir hören aufmerksam zu, stellen die richtigen Fragen und erarbeiten Konzepte, Timings und Kostenpläne.

Phase 1: Analyse bestehender Daten

Ziel jedes PIM Projektes ist es, Ihre Produktdaten in ein digitales Datenmodell zu überführen. Hierzu lernen wir Ihre Produkte und Produktlebenszyklen (Analyse Printkataloge, Vertrieb, Social Media, POS etc.) intensiv kennen. Dabei ist es wichtig, den gesamten Prozess zu verstehen und in geeigneter Form in ein digitales Modell zu transformieren.

Parallel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Daten automatisiert oder manuell mit technischen Daten, Marketingdaten, Bilder, Datenblätter, Bedienungsanleitungen und mehr anreichern können. Aus unserer Sicht ist es wichtig, bereits hier Ansprechpartner aus den Fachabteilungen (z. B. Technik, Vertrieb, Marketing) hinzuzuziehen. Ziel dieser Analyse: Das Zusammenführen aller Produktinformationen aus unterschiedlichen Dateiquellen, verschiedenen Systemen und aus den Köpfen von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen.

Phase 2: Anforderungsanalyse

Ihre PIM Systemauswahl sollte zu Ihren Unternehmens- und Produktanforderungen passen. Darum durchleuchten wir Ihre Datenprozesse, Zuständigkeiten und Rollenverteilungen und Ihre Anforderungen an die Ausgabekanäle und Daten Im-/Exporte. Damit Sie eine informierte Entscheidung treffen können, bewerten wir Ihr aktuelles Projektdatenmanagement. Sie erhalten eine herstellerunabhängige Beratung, Analyse und Empfehlung.

Phase 3: Auswahl des PIM Systems

Die Implementierung eines PIM Systems ist ein strategisches Unternehmensprojekt, das sich auf Ihr gesamtes Produktdatenmanagement auswirkt. Darum ist es von Anfang an wichtig, sich im Klaren zu sein, wie das PIM System Ihre Unternehmens- und Marketingstrategien unterstützen soll. Hierzu empfehlen wir, schon bei den ersten Gesprächen abteilungsübergreifend alle Projektbeteiligten in den Prozess einzubeziehen. Parallel hierzu briefen wir verschiedene PIM Anbieter mit Ihrem Anforderungsprofil. Diese bereiten dann anhand von Fallbeispielen des neuen Datenmodels im Echtsystem verschiedene Use Cases vor. In Matrixübersichten stellen wir danach Pro und Kontra für die angebotenen Systeme gegenüber, ebenso Kosten, Lizenzen, Laufzeiten, Umgang mit Releases, Updates etc. Somit erhalten Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage für das am besten geeignete PIM System.

Phase 4: Planung und Konzeption

Zeitraubende Datenmodellierungen und der Wunsch nach hundertprozentiger Perfektion verzögern und demotivieren, Vertrieb und Unternehmensleitung werden schnell ungeduldig. Das muss nicht sein! Am schnellsten zeigen Sie die Praxistauglichkeit des gewählten Systems anhand kleinerer Pilotprojekte. Für einen raschen Projektfortschritt empfehlen wir die MVP-Methode (Minimum Viable Product). Sie erlaubt, mit einem kleineren Projekt zu starten, Sicherheit im Umgang mit System und Daten zu bekommen, ein schnelles Ergebnis präsentieren zu können und die Spezifikationen nach und nach anzupassen. Dabei bleibt das übergeordnete Projektziel stets im Blickfeld.

Es hat sich gezeigt, dass sich kleinere E-Commerce- oder Printprojekte (Generierung Produktkatalog oder Datenblätter) gut für den Start eignen. Wenn Sie beispielsweise mit einem Printprojekt starten, erzielen Sie rasch Mehrwerte mit:

  • Zeit/Kostenersparnis im Vergleich zur manuellen Umsetzung
  • Ausspielungshäufigkeit schnell nach oben skalierbar
  • Aktualität der Daten zu jeder Zeit gegeben
  • Mehrsprachigkeit unkompliziert möglich
  • Preise/Währung individuell einsetzbar

Im Anschluss wird das oben genannte erste (MVP) Projekt konzipiert, welches in der Regel in nur 3-6 Monaten realisierbar ist. Die Anforderungen fassen wir in detaillierte Tasks und definieren Termine und Kosten. Der langfristige Plan enthält die Gesamtidee/-anforderung und wird mit Meilensteinen und Aufwandsschätzungen erstellt.

1. erstes Projekt – kurze Umsetzungsphase 2. anschließend großes Projekt – längere Umsetzungsphase
detaillierte Tasks Dokumentation der Gesamtidee/-anforderung
detaillierte Umsetzung-/Abgabetermine definieren von Meilensteinen/grober Zeitrahmen
detaillierte Umsetzungskosten definieren von Aufwandsschätzungen

Phase 5: Umsetzung und Inbetriebnahme

Ein wichtiger Teil unserer Projektentwicklung ist der Proof of Concept (POC). Dabei werden Projektteile mit wenigen Daten aufgebaut. Auf dieser Grundlage stimmen wir mit Ihnen ab, ob Struktur und Bearbeitung der Daten optimal sind. Der POC dient als Grundlage für die weitere Entwicklungsarbeit und bestätigt das Konzept. Damit sollen Risiken frühzeitig erkannt und minimiert werden.

  • Aufgabe und Ziel des POCs
  • Validierung der Anforderungen an technische Applikationen
  • Funktions- und Akzeptanztest der Anwender
  • Überprüfung von diversen Abhängigkeiten und Schnittstellen
  • Nach Konzept- und POC-Phase werden die Detailaufgaben des Projektes definiert, z. B.:
  • Aufsetzen des Datenmodells
  • Hierarchien
  • Kategorien
  • Attribute
  • Bilder
  • Texte
  • Aufsetzen des Workflows
  • Rechte- und Rollensystem
  • Mit Best Practice-Beispielen und Schulungen begleiten wir Sie im gesamten Projektzyklus und erstellen Dokumentationen, Wiki und Ticketsysteme, z. B. zu:
  • Datenanlage (Struktur der Daten)
  • Datenpflege (Wie soll die Datenpflege erfolgen?)
  • Reports (z.B. zur Qualität der enthaltenen Daten)
  • Daten-Im- und -Exporte
  • Workflows
  • Rollen und Rechte

Phase 6: Support

Als Full Service Partner stehen wir Ihnen in jeder Projektphase unterstützend zur Seite. Über ein Ticketsystem werden Ihre Anforderungen erfasst, bewertet, priorisiert und umgesetzt. Entwicklungsstatus und Ergebnisse werden im Ticketsystem protokolliert, die Aufwände transparent in den Stundennachweisen dokumentiert.

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